Data ostatniej aktualizacji: 17.09.2026
1. Kto odpowiada za Twoje dane
Administratorem Twoich danych osobowych jest Rośliny dla biura Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Domaniewska 17/19 lok. 133, 02-672 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000697774, NIP 5213796818, REGON 368451980.
W sprawach dotyczących danych osobowych napisz na iod@roslinydlabiura.pl(opens in new tab) albo zadzwoń: +48 780 710 115.
2. W skrócie
- Zbieramy dane, które sam nam podajesz w formularzu wyceny: imię, e-mail, telefon,
miasto i opis projektu. - Używamy ich po to, żeby odpowiedzieć na Twoje zapytanie i przygotować ofertę.
- Oferty marketingowe wysyłamy tylko wtedy, gdy zaznaczysz odpowiednią zgodę.
- Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych innym firmom.
- Możesz w każdej chwili poprosić o dostęp do swoich danych, ich poprawienie lub usunięcie.
Szczegóły — poniżej.
3. Formularz kontaktowy i wycena
Jakie dane zbieramy
Przez formularz „Chcę darmową wycenę" zbieramy: imię, adres e-mail, numer telefonu (pola wymagane) oraz miasto, rodzaj usługi i opis projektu (pola opcjonalne).
Razem ze zgłoszeniem zapisujemy też informację o tym, z której strony i z jakiego źródła ruchu trafiłeś do formularza - służy nam to do oceny, które treści na stronie są przydatne.
Po co
Żeby odpowiedzieć na Twoje zapytanie, dopytać o szczegóły i przygotować wycenę. W tym celu kontaktujemy się z Tobą mailowo lub telefonicznie - na dane, które podałeś.
Na jakiej podstawie
- Jeżeli pytasz o usługę jako osoba fizyczna lub jednoosobowa działalność - art. 6 ust. 1 lit. b RODO: podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy.
- Jeżeli kontaktujesz się w imieniu firmy, którą reprezentujesz - art. 6 ust. 1 lit. f RODO: nasz prawnie uzasadniony interes polegający na udzieleniu odpowiedzi na skierowane do nas zapytanie i prowadzeniu bieżącej komunikacji handlowej.
Jak długo
12 miesięcy od naszego ostatniego kontaktu w sprawie zapytania. Jeżeli nawiążemy współpracę - przez czas jej trwania i przez okres przedawnienia wzajemnych roszczeń.
Dokumenty księgowe przechowujemy 5 lat od końca roku podatkowego, bo wymagają tego przepisy podatkowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Czy musisz podać dane
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez imienia, adresu e-mail i numeru telefonu nie będziemy w stanie przygotować i przekazać Ci wyceny.
4. Marketing - oferty i newsletter
Kiedy w ogóle się odzywamy
Informacje handlowe - nowe realizacje, sezonowe oferty, porady o roślinach w biurze - wysyłamy wyłącznie osobom, które zaznaczyły odpowiednią zgodę przy formularzu lub zapisały się na newsletter.
Brak zgody w niczym nie wpływa na to, czy i jak szybko przygotujemy Ci wycenę.
Na jakiej podstawie
- Art. 6 ust. 1 lit. f RODO - nasz prawnie uzasadniony interes polegający na marketingu bezpośrednim własnych usług. Motyw 47 RODO wprost wskazuje marketing bezpośredni jako przykład uzasadnionego interesu administratora.
- Art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej — Twoja zgoda na wykorzystanie e-maila, telefonu lub SMS-a do kontaktu marketingowego.
Jak długo
Do momentu wycofania zgody albo wniesienia sprzeciwu wobec marketingu.
Po wycofaniu zgody zachowujemy sam fakt i dowód jej udzielenia oraz wycofania - przez okres przedawnienia roszczeń, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Robimy to, żeby móc wykazać, że działaliśmy zgodnie z prawem.
Jeżeli wniesiesz sprzeciw wobec marketingu, zapiszemy Twój adres lub numer na wewnętrznej liście wykluczeń i będziemy ją utrzymywać bezterminowo. To jedyny sposób, żebyśmy przypadkiem nie skontaktowali się z Tobą ponownie.
Jak wycofać zgodę
- E-mail: kliknij link „Wypisz się" w stopce dowolnej naszej wiadomości.
- Telefon: powiedz o tym osobie, która dzwoni, albo napisz do nas.
- Zawsze: napisz na
iod@roslinydlabiura.pl. Wystarczy jedno zdanie, nie musisz niczego uzasadniać.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem tego, co wysłaliśmy wcześniej.
5. Komu przekazujemy dane
Twoje dane trafiają do podmiotów, które świadczą dla nas usługi - wyłącznie w zakresie niezbędnym i na podstawie umów powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO):
| Kto | Po co | Gdzie przetwarza dane |
|---|---|---|
| HubSpot (HubSpot Ireland Ltd / HubSpot Inc.) | system CRM - obsługa zapytań i historii kontaktu | serwery w Unii Europejskiej (region EU) |
| DHosting | hosting strony internetowej i poczty | serwery w Unii Europejskiej (region EU) |
| Google Ireland Ltd | analityka i narzędzia reklamowe (tylko za Twoją zgodą na cookies) | UE / USA |
| Meta Platforms Ireland Ltd | narzędzia reklamowe (tylko za Twoją zgodą na cookies) | UE / USA |
Dane mogą być też udostępnione podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa -
np. organom podatkowym.
Nie sprzedajemy Twoich danych i nie udostępniamy ich innym firmom do ich własnych celów marketingowych.
Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy
Część narzędzi, z których korzystamy, należy do firm z siedzibą w Stanach Zjednoczonych.
Dane naszych kontaktów w CRM przechowywane są na serwerach w Unii Europejskiej, ale dostęp do nich może mieć spółka macierzysta w USA.
Takie przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework (dla podmiotów certyfikowanych w tym programie) albo na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, uzupełnionych o dodatkowe zabezpieczenia.
6. Twoje prawa
Masz prawo do:
| Prawo | Co oznacza w praktyce |
|---|---|
| Dostępu (art. 15) | możesz poprosić o kopię swoich danych i informację, co z nimi robimy |
| Sprostowania (art. 16) | możesz poprawić dane nieprawidłowe lub uzupełnić niekompletne |
| Usunięcia (art. 17) | „prawo do bycia zapomnianym" - z zastrzeżeniem danych, które musimy zachować z mocy prawa |
| Ograniczenia przetwarzania (art. 18) | możesz zażądać, żebyśmy dane tylko przechowywali, nic z nimi nie robiąc |
| Przenoszenia (art. 20) | możesz dostać swoje dane w formacie nadającym się do odczytu maszynowego |
| Sprzeciwu (art. 21) | możesz sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na uzasadnionym interesie |
| Wycofania zgody (art. 7 ust. 3) | w każdej chwili, bez wpływu na legalność wcześniejszych działań |
Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego jest bezwzględny. Jeżeli go zgłosisz,
przestajemy - bez oceniania, czy mamy „ważne prawnie uzasadnione podstawy".
Tak stanowi art. 21 ust. 2 i 3 RODO.
Jak skorzystać: napisz na iod@roslinydlabiura.pl. Odpowiadamy w ciągu miesiąca.
Jeśli sprawa będzie złożona, poinformujemy Cię o przedłużeniu i o powodzie.
Skarga: jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz wnieść
skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa,
uodo.gov.pl.
7. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO).
Korzystamy z narzędzi analitycznych i reklamowych, które mogą dopasowywać wyświetlane Ci treści reklamowe - ale tylko wtedy, gdy wyrazisz zgodę na pliki cookie w tych kategoriach. Możesz ją wycofać w każdej chwili w ustawieniach cookies.
8. Pliki cookie
Zasady korzystania z plików cookie i podobnych technologii opisaliśmy osobno -
w Polityce plików cookies. Znajdziesz tam listę konkretnych narzędzi, kategorie zgód i sposób zmiany ustawień.
9. Bezpieczeństwo
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka: szyfrowanie transmisji (HTTPS), kontrolę dostępu do systemów opartą na rolach, uwierzytelnianie dwuskładnikowe w CRM, regularne kopie zapasowe oraz umowy powierzenia z dostawcami usług.
Dostęp do danych kontaktów mają wyłącznie osoby, które potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków, i wyłącznie w niezbędnym zakresie.
10. Zmiany polityki
Jeżeli zmienimy sposób przetwarzania danych, zaktualizujemy ten dokument i zmienimy datę na początku. Przy zmianach istotnych - takich, które zmieniają zakres lub cel przetwarzania - poinformujemy osoby, których dane przetwarzamy, bezpośrednio